印章管理制度

第一章 总 则

　　第一条 为了使单位印章管理规范化，保证印章的安全和正常使用，特制定本制度。

　　第二条 单位行政人事部或理事长指定的人员负责印章的管理工作。

　　第二章 印章的种类

　　第三条 单位印章分为正式印章、专用印章、名章三类。

　　(一)正式印章是代表单位领导机构一定职责、权力的印信凭证，如：单位公章等。

　　(二)专用印章代表某项专门业务内容和权力，适用于印章上标明的使用范围，超过其限定范围就失去法律效力，如财务专用章等。

　　(三)名章是刻有某人姓名的图章，加盖个人名章可做为个人对某事负责的凭信。

　　第三章 印章的刻制

第四条 单位成立后或在民政部门登记机关完成名称变更后，即可刻制单位公章、财务专用章、发票专用章、法定代表人名章。

第五条 印章由单位行政人事部负责到公安机关指定的刻字单位刻制，严禁个人或部门私自刻制。

　　第四章 印章的启用

　　第六条 单位印章刻制完成后，由单位行政人事部办理印章备案手续，载明印章名称、印模和保管人员姓名等事项，然后颁发正式文件，公布印章正式生效启用时间。启用印章的通知应附印模，新印章印在“□”内，用蓝色印油，以表示第一次使用。印章保管人变更，应在备案表上登记备案。

　　第七条 启用印章的通知应抄报上级单位，通知发放范围应视该印章使用范围而定。

　　第五章 印章的保管

　　第八条 印章的保管指印章的妥善保存。

　　单位公章、发票专用章由单位行政人事部或理事长指定的专人保管。

　　财务专用章、法定代表人名章按照财务有关规定分别安排两人保管。

　　第九条 印章应随用随锁，假日加封。不能随意放置在办公桌上或敞开保管柜。

　　第十条 印章保管人员应明确责任，保证印章的正常使用，严防印章滥用或盗用，原则上不得委托他人代取代用。

　　第十一条 保管人员要注意保养印章，进行必要的维护，以确保印迹清晰。

　　第六章 印章的使用

　　第十二条 印章的保管人员在使用印章时，要注意：

　　(一)审核。

　　用印前，由经办人办理审批手续。印章保管人员要检查是否有单位理事长及相关领导批准用印的签字，审阅、了解用印的内容，不能盲目盖章，同时检查留存材料是否齐全。

　　(二)登记。

　　每次用印进行登记，填写《印章使用登记表》。

　　(三)盖印。

　　1、盖印时要精神集中，用力要均匀，使盖出的印章端正、清晰、美观，便于识别。

　　2、以单位或部门名义发出的公文、函件必须加盖单位或部门的印章。

　　3、 正式公文只在文末落款处盖章。在落款处加盖的印章，应加盖在成文日期上，并做到上不压正文，下压成文日期年、月、日处。若在成文日期上方有发文单位落款，印章应压在发文机关或成文日期上面。若没有成文单位落款，只要印章下压年、月、日即可。

　　4、带有存根的介绍信、证明信或公函等，除在落款处盖章外，还应在公函的骑缝线上盖章。

　　5、 对外签定的合同、协议或提供的重要文字材料，除在落款处盖章外，还应加盖骑边章(即将多页材料沿边取齐后均匀错开，从首页到末页，骑各页之边，加盖一完整公章)，以证明材料各页是同时形成的，防止删改换页。

　　合同、协议的签字盖章页出现“此页无正文”的同时，要注明文件的名称，如“此页无正文，为××××的签字盖章页”。

　　6、 密级文件要用公文封套封好，并在公文封套封口处加盖弥封章(公章印章)。

　　(四)整理留存材料。

　　把用印留存的材料进行整理，归卷存档。

　　第十三条 使用印章应在保管部门内，由保管人员用印，原则上不能脱离印章保管人员的监督、不能将印章携带出单位以外使用，如遇特殊情况确需带出单位的，应由印章保管部门指定人员随行，并根据印章种类，填写《印章使用登记表》，报请单位理事长审批。

　　印章交接要有文字记录，交接时应由本人亲自交接，不能交由其他人员代转。

　　第十四条 原则上不应在空白的介绍信或公文纸上盖章，特殊情况应有单位理事长特批，并在空白的介绍信或公文纸上注明“仅限×××用”的字样。

　　第十五条 代章。有些单位或部门刚刚成立，或者因为改变名称，或者因为改变隶属关系，印章没有刻制出来，而有些工作又急需使用印章，可以采取代章的方法，即用其他印章代替应使用的印章。代章要在落款的后面注明“代”字。另外，代章必须是同级或上级代下级，下级或没有任何关系的单位不能代章，代章的使用手续和正式印章相同。

　　第七章 印章的停用

　　第十六条 因单位名称改变，机构撤消、印章式样改变或其他原因时，原印章停止使用。

　　第十七条 印章停止使用后，应发文给有业务往来的单位，通知已停止印章的使用，并说明停用的原因，标明停用的印模和停用时间。

　　第十八条 印章停用或作废，要发印章停用或作废的通知，印章印在“×”，用红色印油。

　　第八章 印章的存档和销毁

　　第十九条 旧印章停用后，应将清查结果报告单位法人，请法人审定旧印章的处理方法。

　　第二十条 重要单位、具有保存价值的印章要妥善保存;临时性单位、没有保存价值或保存价值不大的印章，应报请单位法人后集中销毁;属于领导个人的名章应退还给本人。

　　第二十一条 销毁废旧印章，必须报经单位理事长批准，销毁时应有印章保管人员监销。

　　第九章 有关业务要求

　　第二十二条 使用单位证照复印件需加盖公章时，必须写明用途，且印章须骑压单位名称。

　　第二十三条 复印件与原件相符的文件，只要注明用途(政府部门等有特别要求的除外)，报单位理事长签字确认即可用印。

　　第二十四条 涉及合同类用印，须仔细核对合同文本五大关键要素：

　　1、甲乙双方名称是否与审批表内填写内容完全一致;

　　2、合同文本金额是否与审批表内合同金额完全一致;

　　3、该合同审批是否符合最新管理权限要求;

　　4、合同审核流程是否完备，单位法人是否都已经签署明确的“同意”意见;

　　5、合同文本落款处必须由立项部门负责人或者单位法人签名，并核对签订日期是否填写。

　　第十章 罚 则

　　第二十五条 对于印章管理人员。

　　一、印章保管和使用的安全是印章管理非常重要的部分，无论是在印章室内使用还是携印章外出工作，如果是因人为保管不当、责任意识不强导致遗失印章，每次扣罚印章管理员或携章外出的临时印章保管员当月工资200-500元;

　　二、用印须严格执行单位各类管理文件的规定，未执行审批流程或者流程未执行完毕便用印，按单位失职问责处理;

　　三、坚持原则是印章管理工作的关键，任何因迫于压力、原则性不强导致的错误用印，按单位失职问责处理;

　　四、明知相关手续不齐全却仍然违规用印，造成工作失误，每次扣罚当月工资1000元，情节严重的一律予以辞退;

　　五、单位下发的最新文件是印章管理的工作准绳，没有及时、认真和深入学习，不了解审批权限又没有积极求证便胡乱用印，导致出现工作失误，按单位失职问责处理;

　　六、印章管理员在核准用印时，没有仔细核对用印文书名称、涉及金额与审批表是否完全一致，盲目用印导致用印失误，按单位失职问责处理;

　　七、印章管理工作的各类原始审批记录均须存档保管，擅自涂改、篡改、损坏、撕毁印章工作各类用表，每次扣罚当月工资300-1000元，情节严重的给予降职降薪处理;

　　八、使用印章须谨慎严格规范，因粗心大意导致印章错盖，每次扣罚当月工资200元。

　　第十一条 对于单位其他员工。

　　凡本单位员工，均须严格遵守印章管理各项规定，如有违规，按单位规定进行失职问责：

　　一、利用职务或工作便利谋取私利而欺骗性用印，例如隐瞒真实用印意图，故意漏登、错登用印事项等，性质最为恶劣，按单位失职问责处理并进行行政处分。

　　二、以文件单位下发的规章制度是单位管理的核心，全体员工都必须认真学习文件，领会文件要求。对于相关事项如果文件已有明确规定，但经办人遇到问题不积极沟通协调、不向上级领导汇报请示，却因怕麻烦而试图简化审批手续，以投机取巧、强词夺理等方式强行要求印章管理员用印，一经查实，扣罚当事人当月工资500-1000元。

　　三、部门印章使用必须登记填表作为原始凭据，如经检查发现使用印章没有履行登记审批手续或者不按要求登记的，每次扣罚各部门兼职印章管理员当月工资200元，扣罚该部门负责人当月工资300元。

　　第十二章 附 则

　　第二十六条 本制度自2015年3月1日起执行。

                          长沙市芒果公益服务中心

                            二〇一五年三月一日